Gestionar de forma eficiente la tesorería de cualquier empresa es fundamental para garantizar su salud financiera. Por ello, cada vez es más importante contar con soluciones tecnológicas, como Sage 50, para realizar esta mejora de forma mucho más fácil.
En este artículo, te explicamos en detalle cómo realizar mantenimientos de cobro y de pago con Sage 50, la solución con la que podrás maximizar tu eficiencia operativa y tomarás decisiones financieras más informadas. ¡Sigue leyendo para aprender el paso a paso!
ÍNDICE
Realizar mantenimientos en Sage 50
En Sage 50 encontraremos 2 tipos de mantenimientos. Por un lado, el mantenimiento de plantillas SEPA, y por otro, el mantenimiento de cuentas bancarias.
Mantenimiento por plantilla SEPA
El mantenimiento de plantillas SEPA se realiza desde el apartado ‘Cobros’. Aquí, seleccionaremos el desplegable ‘SEPA’, que nos mostrará la opción ‘Plantillas SEPA’. Al hacer clic, podremos observar que ya hay algunas plantillas creadas por defecto: para adeudos, para cheques, para transferencias en euros y para transferencias SEPA.
Al entrar en estas plantillas, que ya vienen configuradas previamente, las podremos duplicar. Esto nos será de gran utilidad cuando un banco nos solicite algún dato modificable, los cuales aparecen en verde, tal y como se muestra a continuación:
Aun así, lo más normal es que estas plantillas no se modifiquen.
Mantenimiento por cuentas bancarias
Para realizar el mantenimiento de cuentas bancarias deberemos dirigirnos al apartado ‘Archivos’ y, ahí, haremos clic en ‘Cuentas bancarias’. Deberemos tener creada una cuenta bancaria para cada número de cuenta que tengamos, en la que deberemos indicar los datos que se muestran en la siguiente imagen:
En el caso de que generemos remesas bancarias de cobro, necesitaremos informar del ordenante y del presentador. Para ello, deberemos ir al apartado con el mismo nombre, donde indicaremos estos datos:
Realizar previsiones de cobro en Sage 50
La realización de previsiones de cobro en Sage 50 es automática. De esta forma, a medida que vayamos generando facturas de venta y asientos, la solución de Sage hará la previsión del cobro en función de la forma de pago del cliente.
Para generar un asiento de venta deberemos ir al apartado ‘Asientos’ y, en el desplegable, seleccionar ‘Entrada de asientos’. Esta es la ventana que nos aparecerá en Sage 50, la cual deberemos rellenar con los datos correspondientes:
Al hacer clic en ‘Generar’, en la parte inferior, se generará el vencimiento de la factura. Si quisiéramos, podríamos modificar las fechas de vencimiento y de importe sin ningún tipo de problema, además de añadir o borrar giros de la factura.
En el caso de que queramos ver todas las previsiones de cobro, deberemos ir a la sección ‘Cobros’ y, ahí, hacer clic en ‘Previsiones de cobro’. Sage 50 nos proporcionará un listado con todas las previsiones de cobro, tanto las que ya se hayan cobrado como las que estén pendientes de cobrar.
Al entrar en una previsión podremos ver toda su información. A continuación, puedes encontrar una imagen de la ventana que aparece en Sage 50:
En la pestaña de cobros podremos establecer los datos del banco o indicar si la previsión está incluida en una remesa, en un pagaré o en una agrupación. Además, en la parte superior, en ‘Opciones’, podremos ver la factura, contabilizar el cobro, ver todas las previsiones de un mismo cliente y marcar la previsión como cobrada.
Cuando se cobre una previsión de cobro, no solo aparecerá como cobrada, sino que también se incluirá en su respectiva pantalla la fecha en la que se realizó, el importe y qué banco lo ha realizado.
Buscar previsiones de cobro en Sage 50
Para buscar una previsión de cobro lo haremos también desde la sección ‘Cobros’, pero en este caso seleccionaremos la opción ‘Búsqueda de previsiones de cobro’. Aquí nos aparecerá un listado con todas las previsiones que tengamos pendientes con nuestros clientes, aunque podremos hacer filtrados según nuestras necesidades.
Desde la lista que mostramos más abajo podremos generar el pago de varias previsiones, entre otras muchas funcionalidades más.
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Agrupar previsiones en Sage 50
En caso de que un cliente tenga varias previsiones de cobro que venzan en un único día, podremos incluir varios recibos en una misma remesa para no generar varias. Lo que deberemos hacer será realizar una agrupación manual, que se hace desde la opción ‘Agrupación manual’ dentro de ‘Cobros’.
Al hacer clic, Sage 50 nos proporcionará una pantalla en la que deberemos hacer clic en ‘Añadir’ para incluir las previsiones a agrupar. Una vez lo hayamos hecho, nos aparecerá lo siguiente:
Como podemos observar, en la parte superior nos aparecerá el importe y la opción de imprimir la previsión. En la parte inferior, podremos indicar los datos bancarios y el vencimiento de la agrupación.
Generar remesas bancarias de cobro en Sage 50
En Sage 50 generaremos las remesas bancarias dentro del mismo apartado que en los procesos anteriores, pero en esta ocasión seleccionaremos ‘Remesas bancarias de cobro’. Esto nos permitirá generarle el fichero al banco para que este pueda proceder al cobro de las previsiones en la fecha que le indiquemos.
Tal y como se puede observar en la siguiente imagen, las remesas en negro serán las que ya se han contabilizado, y las de color rojo las que están pendientes de contabilizar.
Para generar una nueva remesa, haremos clic en ‘Nuevo’ e indicaremos los campos que Sage 50 nos solicita. Aquí también podremos aplicar un gran número de filtros.
Una vez hayamos incluido todas las previsiones deberemos hacer clic en el icono ‘Cerrar’, lo cual nos bloqueará la remesa para que no podamos añadir o modificar las ya incluidas.
Seguidamente, podremos generar el fichero SEPA, que se hace desde un icono llamado ‘SEPA’. En este apartado también podremos obtener el fichero que le debemos mandar al banco.
Para contabilizar la remesa haremos clic en el apartado ‘Contabilizar’. Nos pedirá la fecha del asiento y podremos elegir la forma de contabilización, que puede ser mediante la generación de un único asiento, la generación de un asiento por cada fecha de vencimiento o la generación de un asiento por cada fecha de vencimiento utilizando la cuenta de efectos descontados.
Recepción de pagarés mediante Sage 50
Para acceder a la recepción de pagarés lo haremos desde un apartado con su mismo nombre. Si no tenemos ningún pagaré, Sage 50 nos abrirá la siguiente ventana:
Deberemos introducir todos los campos con su información correspondiente. Al seleccionar las previsiones incluidas en este pagaré, la solución indicará automáticamente cuál es el importe.
Cuando seleccionemos ‘Aceptar’, estas previsiones quedarán como pendientes, pero estarán asignadas a un pagaré. Una vez vayamos al banco y cobremos el pagaré, desde ‘Contabilizar pagarés’ realizaremos la contabilización de los pagarés pendientes.
Realizar previsiones de pago en Sage 50
Para realizar previsiones de pago en Sage 50 deberemos hacerlo desde el apartado ‘Pagos’ y, ahí, seleccionar ‘Previsiones de pago’. El procedimiento es prácticamente igual que con las previsiones de cobro.
La solución de Sage nos ofrecerá el siguiente listado:
El resto de los procesos, concretamente la búsqueda y agrupación de previsiones, la generación de remesas bancarias y la recepción de pagarés, se realiza prácticamente de la misma forma que en los cobros.
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